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   獨協同窓会の個人情報の取り扱いについて

 2005年4月1日から「個人情報保護法」が完全施行されました。獨協同窓会では、様々な個人情報保護のための方策を、以下のような項目別の取り組みとしています。

○個人情報を収集する場合、収集目的をはっきりさせ、それ以外の利用は制限する。
 個人情報の使用目的は、以下の通りです。(2010年10月16日現在)

  1. 同窓会報「独協通信」(年2回発行)を、住所判明の会員全員に送付します。(無料)
  2. 同窓会主催の行事(総会等)の案内を住所判明の会員全員に送付します。
  3. 会員名簿の発行(5年に1度発行)。但し、配布につきましては、同窓会年度幹事・常任幹事他役員のみとします。(独協通信第77号において告知済)

上記の使用目的についてご不明な点がありましたら、事務局までお問合せください。   >> info@dokkyo-mejiro.com

○個人情報を取得する際に適正な方法を講じる。
 卒業時の「生徒情報」(獨協中学・高等学校が管理しているもの)に基づき、個人情報を取得しています。卒業時に「名簿に掲載を希望されない方」の個人情報表記を非表示にいたします。(卒業後も、随時「非表示」のご希望はお受けいたします)  住所変更のご依頼 からもお受けいたします。
 個人情報変更時の届出は、葉書・FAX・Eメールの届出に基づき更新いたします。(この場合、本人確認をさせていただく場合があります)

○個人情報の正確性を確保する。
 独協通信送付及び総会案内送付の際の到着状況により、また、住所不明や住所変更された方は、ご本人の届出に基づき、更新を随時行っています。

○個人情報の安全性を確保する。
 
現在、同窓会の個人情報の更新・保存は外部委託しておりますが、更新時・保管時の安全性を十分確保するため、厳重に管理しております。また、事務局以外で、個人情報を使用する場合は「同窓生データ使用許可願いおよび作業依頼書」の記載に基づき、責任者・利用目的を明確にして発行しています。

○本人に対する透明性を確保する。
 
個人情報確認表で情報を各会員に開示しております(非表示部分を除く)。また、事務局にお問合せいただいた場合、本人確認の上で現在の情報をお知らせします。

 以上、獨協同窓会の「個人情報保護」の取り組みを明記させていただきました。今後、法令遵守のため予告無く上記内容に変更が生じる場合がありますので、ご注意下さい。

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